Datum: april 19, 2023

Willem Stemerdink is als database beheerder bij de Nederlandse Vereniging voor Stabij- en Wetterhounen (NVSW) verantwoordelijk voor het invoeren van gegevens in ZooEasy. Eén van de taken die tot zijn pakket behoren is het bijhouden van dekaanvragen. NVSW-leden die een nest willen fokken met hun teefje dienen bij de vereniging een aanvraag in om een bepaalde reu te gebruiken. De dek-adviseurs van de NVSW buigen zich er vervolgens over of de geplande combinatie verantwoord is. Willem vertelt hoe dit proces met behulp van ZooEasy nu een stuk soepeler verloopt:

Module dekaanvraag 

“Sinds een aantal jaren maken we bij de NVSW gebruik van de module Dekaanvraag. Deze is door ZooEasy in samenwerking met onze vereniging ontwikkeld. Als een teef eigenaar een nestje wil fokken loggen ze in ZooEasy in, en vanaf daar doen ze de dekaanvraag. Ze vullen daar de gegevens van hun teef en de uitgekozen reu in. Er wordt ook direct gekeken naar de eisen waar de honden aan moeten voldoen; bijvoorbeeld een goede HD-uitslag, een DNA test voor CD, twee keer een Zeer Goed behaald onder een Nederlandse keurmeester… etc. Al deze dingen moeten in de database staan, en eventuele ontbrekende gegevens moeten naar mij worden gestuurd zodat ik ze kan invoeren.

Als alles ingevuld en compleet is, wordt de aanvraag verstuurd. De aanvraag gaat via de secretaresse naar onze dek-adviseurs van de Fok Advies Commissie, deze krijgen bericht dat er een aanvraag is gedaan voor hen om te beoordelen. Zij kijken nog iets meer diepgaand naar de dekaanvraag. Zijn er gezondheidsproblemen bekend in de lijnen van de reu of de teef? Is er bijvoorbeeld een verhoogd risico op epilepsie of andere erfelijke aandoening? Als zij de controle hebben afgerond en een advies hebben uitgebracht gaat de aanvraag terug naar de secretaresse. Zij verstuurt vervolgens bericht naar de fokker over het dekadvies van de FAC.”

Een zeer complete administratie

“Nadat de fokker het advies heeft gekregen, wachten we op de dekking. Als het zover is dan vult de fokker de dekdatum en dekgegevens in. Daarna krijgt de fokker bericht dat de dekking is verwerkt, en is het afwachten tot de geboorte. Na de geboorte geeft de fokker informatie over het nest en de bevalling door, bijvoorbeeld hoeveel pups er geboren zijn, eventuele overleden pups, enzovoorts. Er wordt ook doorgegeven hoeveel pups bemiddeld moeten worden door onze pupbemiddeling.

Als de dekking niet is gelukt en het teefje is leeg gebleven, wordt dat ook gemeld. De fokker geeft dan aan of ze een herdekking willen, en zo ja met dezelfde reu of met een andere. We hadden in 2022 77 dekkingen van de Stabijs met uiteindelijk 41 nesten, en 12 dekkingen met 12 nesten van de Wetterhounen. Als er pups geboren en verkocht zijn dan bewaren we een kopie van het koopcontract bij de dekaanvraag. We hebben zo een zeer complete administratie, dat bevalt heel goed. Als je het ras gezond wilt houden dan moet je ook wel.”

Via de post

“Door deze module te gebruiken verloopt het hele proces een stuk sneller en duidelijker dan voorheen. Vroeger ging alles nog met de post; de fokker stuurde alle papieren op, en de dek-adviseurs moesten één keer per maand fysiek bij elkaar komen en alle via de post ontvangen aanvragen controleren. Als er gegevens ontbraken moesten die nagestuurd worden, of soms bleef er ergens iets rondzwerven. En als er een adviseur stopte en vervangen werd door een nieuwe vrijwilliger dan wist niemand precies hoe alles ervoor stond.

We hebben als vereniging besloten dat dit hele proces anders en overzichtelijker moest worden, ZooEasy helpt ons daarbij. We gebruiken de module Dekaanvraag sinds 2016 en het werkt heel goed. Alles ligt nu vast, als er problemen komen of iemand vraagt iets dan kunnen we keurig laten zien wat er uitgezocht en gedaan is. Ook gaat het nu veel sneller, de dek-adviseurs hoeven niet bij elkaar te komen maar kunnen digitaal hun werk doen. De gegeven adviezen liggen nu ook netjes vast. De fokkers worden gewezen op eventuele risico’s in een combinatie, bijvoorbeeld dat ze rekening moeten houden met een bepaalde aandoening als dat een keer in die lijnen is voorgekomen. De fokker bepaalt vervolgens zelf of ze het risico willen nemen. Als vereniging doen wij ons werk op deze manier helder en overzichtelijk en hebben we alles netjes dichtgetimmerd. Onze leden vinden het zelf ook prettig en overzichtelijk op deze manier.”

Tip: kom het eens bekijken!

“Mijn advies voor nieuwe gebruikers of mensen die de module Dekaanvraag overwegen zou zijn: kom eens kijken hoe het werkt! Dan heb je het tastbaar in beeld, kun je het live gebruiken en kunnen we dingen uit de praktijk laten zien. Een poosje geleden kwamen er mensen van een andere rasvereniging bij ons kijken hoe de module werkt, er ging een wereld voor ze open. En als we mensen kunnen laten zien hoe goed ZooEasy werkt en enthousiast kunnen maken, dan is dat natuurlijk mooi. ZooEasy maakt de administratie voor ons zoveel makkelijker, we zouden niet meer zonder kunnen!”