ZooEasy is beschikbaar in de volgende talen:

Klanten 2.370 | Accounts 9.057 | Dieren 5.666.975

Hoe kan ik een geëxporteerd .csv-bestand bewerken in Excel zonder dat daardoor data corrupt raakt?

Het stappenplan is als volgt:

Csv-bestanden zijn bedoeld om data tussen verschillende platforms uit te wisselen. Alle data is hierin als tekst opgenomen. Helaas worden csv-bestanden, als je die direct in Excel opent door er dubbel op te klikken, niet goed geïmporteerd. Sommige data raakt daardoor namelijk corrupt en daardoor raakt het hele bestand onbruikbaar. Bewaar daarom nooit een CSV bestand als je het toch per ongeluk in Excel hebt geopend.

We hebben daarvoor een work-around om deze bestanden toch in Excel te kunnen bewerken. Wanneer we exports van data genereren, plaatsen we elke waarde tussen 3 dubbele aanhalingsteken, (bijvoorbeeld “””2020.12345″””). Als zo’n exportbestand direct in Excel word geopend, forceert dit dat alle waarden nog steeds als tekst worden weergegeven.

* Tip: sla na elke stap het csv-bestand op, maak er een kopie van en voer de volgende stap uit in die kopie!

Stap 1 – Veilgstellen speciale tekens
Voordat je het csv-bestand in Excel kunt openen, moet je er eerst nog voor zorgen dat speciale tekens – zoals valutasymbolen of karakters als æ, å, ç – correct worden overgenomen:
1. Open het bestand in Kladblok
2. Klik op Bestand
3. Selecteer Opslaan als…
4. Klik op de drop down box Codering
a. Windows 10 gebruikers: selecteer UTF8 met BOM
b. Gebruikers van Windows 7 of oudere Windows versies: selecteer UTF-8
5. Klik op drop down box Opslaan als: en selecteer Alle bestanden (*.*)
6. Klik op de knop Opslaan

Nu kun je het bestand in Excel openen. Alleen staan alle waarden nu tussen een paar dubbele quootjes, bijvoorbeeld “12-10-2020″.

Stap 2 – Omzeilen van ongewenste – want foutieve – ‘correcties’ door Excel.
Excel ‘corrigeert’ alle waarden welke op een datum of een getal lijken. Als je bijvoorbeeld registratienummers gebruikt die uit een jaartal en een volgnummer met een punt er tussen: 2015.12345, dan wijzigt Excel dit meteen tot 201.512.345, als je de quootjes verwijdert. Daardoor kan het desbetreffende dier niet meer worden gevonden in de database. We moeten daarom eerst in elke kolom in het bestand , waarbij dit soort ongewenste correcties voor kunnen komen, alle waarden vooraf laten gaan met 1 enkel quootje. Dit wordt namelijk in Excel gebruikt om aan te geven dat de inhoud van die cel als tekst moet worden opgevat. Als dit vervolgens vanuit Excel wordt geëxporteerd naar een nieuw csv-bestand worden die enkele quootjes niet meegenomen. Het gaat hier met name om alle kolommen met data die onveranderd moet blijven.

Als voorbeeld nemen we de eerste kolom uit een export van Dieren (RegistrationNumber):
1. Klik met de rechtermuisknop op de header van kolom A en selecteer Invoegen
2. Type de formule =’&B2 (een enkel quootje tussen twee dubbele) in cel A2
3. Druk Ctrl-C
4. Klik in cel B2
5. Druk Ctrl-pijltje naar beneden, Pijltje naar links, Shift-Ctrl-pijltje omhoog
6. Druk Ctrl-V
7. Selecteer cel A2
8. Druk Shift-Ctrl-pijltje naar beneden
9. Druk Ctlr-C
10. Klik met de rechter muisknop op B2 en Plak als waarden

Je kunt stap 2 tot en met 10 herhalen voor alle kolommen die als tekst moeten worden bewaard door deze te herhalen, nadat je de kolomletter in de formule in cel A2 hebt aangepast aan die van de gewenste kolom. Vergeet vooral niet om bij stap 10. steeds de waarden van kolom A in de juiste kolom te plakken!
Dit betreft alle kolommen die naast tekst ook waarden kunnen bevatten die eruitzien als een geldbedrag met valutasymbool of als numerieke waarden, maar die absoluut niet mogen worden gewijzigd.

11. Verwijder kolom A

Alleen als je er zeker van bent dat er steeds tekst in een kolom voorkomt, of dat het overal als datum, numerieke waarde of geldbedrag bedoeld is, kun je als volgt te werk gaan:

12. Selecteer de kolommen waarbij dit van toepassing is door ze met de Ctrl-toets ingedrukt stuk voor stuk te selecteren door op de kolomletter te klikken
13. Klik Zoeken en selecteren en selecteer Vervangen
14.. Zet bij Zoeken naar: ” (een dubbel quootje) en laat Vervangen door: leeg (pas op voor achtergebleven spaties!)
15. Klik op Alles vervangen

Het datumformaat dat standaard is in Excel (d-m-jjjj) wijkt af van de ZooEasy standaard. Dit moeten we nog corrigeren:

16. Selecteer de datum kolom(men)
17. Klik met de rechtermuisknop in een geselecteerde kolom
18. Selecteer Celeigenschappen…
19. Kies Aangepast
20. Vul in onder Type: dd-mm-jjjj
21. Klik op de knop OK

Getallen met duizendtalscheiders kunnen in Amerikaans format weergegeven worden: € 16,000.00 ook dit moet worden gecorrigeerd waar het voor kan komen (bijvoorbeeld in het Kasboek: Income en Expence):
22. Selecteer de desbetreffende kolom(men)
23. Klik Zoeken en selecteren en selecteer Vervangen
21. Zet – als aanwezig – bij Zoeken naar: het valutasymbool en de spatie erachter en bij Vervangen door: leeg (pas op dat hier geen spatie is blijven staan!)
22. Klik op de knop Alles vervangen
23. Zet naast Zoeken naar: , (een komma) en laat Vervangen door: leeg
24. Klik op de knop Alles vervangen
25. Zet naast Zoeken naar: . (een punt) en laat Vervangen door: , (een komma)
26. Klik op de knop Alles vervangen

Door deze actie wordt de – Amerikaanse – decimaalscheider vervangen door een komma en zet Excel – ongevraagd – de Europese duizendtalscheider op zijn plek.

Het bestand kan nu bewerkt worden en opgeslagen worden in .xlsx-formaat.


Terug naar zoekscherm